POLITICA DE SECURITATE A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
SCOP:
Scopul acestei politici este de a stabili măsurile necesare și responsabilitățile angajaților my Geisha, pentru îndeplinirea obligaţiilor referitoare la garantarea şi protejarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale persoanelor fizice, în special a dreptului la viaţa intimă, familială şi privată, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

DOMENIUL DE APLICARE:
Prezenta politică se aplică tuturor angajaților my Geisha cu atribuții de prelucrare a datelor cu caracter personal și/ sau după caz persoanelor împuternicite.

TERMENI ŞI DEFINIŢII:
ANSPDCP - Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
Date cu caracter personal - orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul sau la mai mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale;
Date anonime - date care, datorită originii sau modalităţii specifice de prelucrare, nu pot fi asociate cu o persoană identificată sau identificabilă;
Operator - orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care stabileşte scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; dacă scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt determinate printr-un act normativ sau în baza unui act normativ, operator este persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, care este desemnată ca operator prin acel act normativ sau în baza acelui act normativ;
Persoana responsabilă de politica de securitate a datelor cu caracter personal - persoana responsabilă de funcţionarea corespunzătoare a sistemului complex de protecţie a informaţiei care conţine date cu caracter personal, precum şi de elaborarea, implementarea şi monitorizarea respectării prevederilor politicii de securitate a deţinătorului de date cu caracter personal;
Prelucrarea datelor cu caracter personal - orice operaţiune sau set de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau
neautomate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terţi prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea;

Stocarea - păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese;
Utilizator - orice persoană care acţionează sub autoritatea operatorului, a persoanei împuternicite sau a reprezentantului, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu caracter personal.

DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:

• Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;
• Ordinul Avocatului Poporului nr. 52 din 18/04/2002 privind aprobarea Cerințelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal
• Decizia ANSPDCP nr. 90 din 18/07/2006 privind stabilirea cazurilor în care nu este necesară notificarea prelucrării unor date cu caracter personal
• Decizia ANSPDCP nr. 100 din 23/11/2007 privind stabilirea cazurilor în care nu este necesară notificarea prelucrării unor date cu caracter personal
• Decizia ANSPDCP nr. 132 din 20/12/2011 privind condițiile prelucrării codului numeric personal și a altor date cu caracter personal având o funcție de identificare de aplicabilitate generală

PRECIZĂRI:
REGULI GENERALE
my Geisha a adoptat măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat. În acest sens au fost desemnate, la nivelul my Geisha, persoane responsabile cu respectarea dispoziţiilor Legii nr.677/2001.
my Geisha a luat măsuri de stocare în siguranţă a informaţiilor privind date cu caracter personal, astfel încât sa fie asigurat un nivel adecvat de protecţie şi securitate, în sensul Legii 677/2001.
Pentru îndeplinirea prevederilor legale aferente şi în vederea satisfacerii cerinţelor păstrării în siguranţă a datelor şi informaţiilor, instituţia a elaborat şi implementat măsuri organizatorice şi tehnice orientate pe anumite direcţii de acţiune:

1. Identificarea şi autentificarea utilizatorului
2. Tipul de acces
3. Colectarea datelor
4. Computerele şi terminalele de acces
5. Fişierele de acces
6. Instruirea personalului

PROCEDURI SPECIFICE

1. Identificarea si autentificarea utilizatorului
   Pentru a căpăta acces la date cu caracter personal, utilizatorii trebuie să se autentifice în sistemele informatice ale my Geisha. Autentificarea în cadrul sistemelor informatice ale my Geisha se face prin introducerea credențialelor de autentificare unice și netransmisibile dobândite în urma procesului de înrolare și management al identității electronice, guvernat de politicile de securitate în vigoare.
   Fiecare utilizator are propriul său cod de identificare (nume de utilizator). Niciodată nu este alocat acelaşi cod de identificare mai multor utilizatori și acesta nu poate fi partajat de către mai multe persoane.
   Codurile de identificare (sau conturi de utilizator) nefolosite o perioadă mai îndelungată sunt dezactivate şi distruse după un control prealabil. Perioada după care codurile trebuie dezactivate şi distruse este stabilită prin politica my Geisha.
   Orice cont de utilizator este însoţit de o modalitate de autentificare, prin introducerea unei chei de autentificare precum o parolă.
   Parolele sunt şiruri de caractere, adecvate din punct de vedere al securităţii ca lungime şi compoziţie. La introducerea parolelor acestea nu sunt afişate în clar pe monitor. Parolele sunt schimbate periodic conform politicilor de securitate my Geisha. Schimbarea periodică a parolelor se face numai de către utilizatori autorizaţi.
   Sistemul informaţional blochează automat accesul unui utilizator după un număr fix de introduceri greşite ale cheii de autentificare.
   Orice utilizator care primeşte un cod de identificare şi un mijloc de autentificare este obligat prin fişa postului să păstreze confidenţialitatea acestora şi să răspundă în acest sens în faţa operatorului.
   Este stabilită o procedură proprie de administrare şi gestionare a conturilor de utilizator. Sunt autorizati anumiţi utilizatori pentru a revoca sau a suspenda un cod de identificare şi autentificare, dacă utilizatorul acestora şi-a dat demisia ori a fost concediat, şi-a încheiat contractul, a fost transferat la alt serviciu şi noile sarcini nu îi solicită accesul la date cu caracter personal, a abuzat de codurile primite sau dacă va absenta o perioadă îndelungată stabilită de entitate
2. Tipul de acces
   Utilizatorii trebuie să acceseze numai datele cu caracter personal necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor lor de serviciu. Pentru aceasta trebuie să fie stabilite tipurile de acces după funcţionalitate (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.) şi după acţiuni aplicate asupra datelor cu caracter personal (scriere, citire, ştergere), precum şi procedurile privind aceste tipuri de acces.
   Compartimentul care asigură suportul tehnic poate avea acces la datele cu caracter personal pentru rezolvarea incidentelor și a problemelor apărute în utilizarea sistemelor informatice.
3. Colectarea datelor
   my Geisha desemnează utilizatori autorizaţi pentru operaţiile de colectare şi introducere de date cu caracter personal în sistemele informaţionale .
   Orice modificare a datelor cu caracter personal trebuie să se poată face numai de către utilizatori autorizaţi desemnaţi.
   my Geisha va lua măsuri pentru ca sistemele informaţionale să înregistreze cine a făcut modificarea datelor cu caracter personal, data şi ora modificării. Pentru o mai bună administrare, vor fi implementate măsuri pentru ca sistemele informaţionale să menţină datele şterse sau modificate.
4. Computerele si terminalele de acces
   Computerele şi alte terminale de acces la date cu caracter personal aflate în sediul my Geisha vor fi instalate în încăperi cu acces restricţionat.
   Unde nu pot fi asigurate aceste condiţii, computerele vor fi instalate în încăperi care se pot încuia. Dacă pe ecran apar date cu caracter personal asupra cărora nu se acţionează o perioadă dată, stabilită de către my Geisha, sesiunea de lucru se va închide automat. Mărimea acestei perioade se determină în funcţie de operaţiile care trebuie executate.
   Serverele care găzduiesc date cu caracter personal pot fi accesate doar în mod controlat, pe baza de drepturi de acces.
   Nu este permisă scoaterea din instituţie a mediilor de stocare mobile (CD/ DVD, USB Stick, Portable HDD) care conțin date cu caracter personal, decât cu aprobare prealabilă din partea conducerii societăţii.
5. Fisierele de acces
   my Geisha ia măsuri ca orice accesare a bazei de date cu caracter personal să fie înregistrată.
   Pentru prelucrările automate, aceste informaţii sunt stocate într-un fişier de acces general sau în fişiere separate pentru fiecare utilizator. Orice încercare de acces neautorizat va fi, de asemenea, înregistrată.
   my Geisha păstreaza fişierele de acces cel puţin 2 ani, pentru a fi folosite ca probe în cazul unor investigaţii. Dacă investigaţiile se prelungesc, aceste fişiere se vor păstra atât timp cât se va considera necesar.
   Fişierele de acces fac posibilă identificarea de către my Geisha sau de către persoana împuternicită, a persoanelor care au accesat date cu caracter personal fără un motiv anume, în vederea aplicării unor sancţiuni sau a sesizării organelor competente..
6. Instruirea personalului
   Personalul my Geisha este informat cu privire la prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, la cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, precum şi cu privire la riscurile pe care le comportă prelucrarea datelor cu caracter personal.
   Utilizatorii care au acces la date cu caracter personal vor fi instruiţi asupra confidenţialităţii acestora şi vor fi avertizaţi prin mesaje care vor apărea pe monitoare în timpul activităţii.
   Utilizatorii sunt obligaţi să îşi închidă sesiunea de lucru atunci când părăsesc locul de muncă.
7. Folosirea computerelor
   Pentru menţinerea securităţii prelucrării datelor cu caracter personal (în special împotriva viruşilor informatici) trebuie luate măsuri privind:
   7.1 interzicerea folosirii de către utilizatori a programelor software care provin din surse neverificate;
   7.2 informarea utilizatorilor în privinţa pericolului privind viruşii informatici;
   7.3 implementarea unor sisteme automate de tip antivirus si protective malware şi de securitate a sistemelor informaţice;
   7.4 dezactivarea posibilitatii de copiere sau imprimare a datelor cu caracter personal afisate pe ecran in afara fluxurilor normale de afaceri.
8. Imprimarea datelor
   Scoaterea la imprimantă a datelor cu caracter personal se va realiza numai de utilizatori autorizaţi de către my Geisha pentru această operaţiune.
9. Prelucrarea manuala de date cu caracter personal
   Documentele care conţin date cu caracter personal vor fi ţinute în fişete sau dulapuri închise cu cheie sau cu un alt mecanism de securizare. Documentele care conţin date cu caracter personal, folosite pentru realizarea anumitor operaţiuni se vor preda persoanelor abilitate sau se vor închide imediat după terminarea acestora.

PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL AV ND O FUNCŢIE DE IDENTIFICARE DE APLICABILITATE GENERALĂ, inclusiv dezvăluirea acestora către terţi, se face numai în urmatoarele condiţii:

1. persoana vizată şi-a dat în mod expres consimţământul; sau
2. prelucrarea este prevăzută în mod expres de o dispoziţie legală; sau
3. în alte cazuri, cu avizul Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal şi numai cu condiţia instituirii unor garanţii adecvate pentru respectarea drepturilor persoanelor vizate.

my Geisha respectă principiul caracterului adecvat, pertinent şi neexcesiv, precum şi măsurile de confidenţialitate şi de securitate a prelucrărilor. În cazul prevăzut la punctul 3 de mai sus, se au în vedere următoarele aspecte:

1. scopul prelucrării să fie determinat, explicit şi legitim;
2. stabilirea şi aplicarea unor măsuri prin care să se asigure exercitarea drepturilor persoanelor vizate;
3. durata de stocare a datelor să fie pe perioadă strict necesară îndeplinirii scopului, după care datele vor fi şterse sau distruse, după caz;
4. stabilirea modalităţilor de acces la sistemele de evidenţă în vederea colectării datelor, în funcţie de care se vor stabili şi respecta măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor;
5. utilizarea datelor numai în limitele scopului stabilit

DREPTURILE PERSOANELOR ALE CĂROR DATE PERSONALE SUNT COLECTATE ŞI/ SAU PRELUCRATE

1. Dreptul de a fi informat
   În cazul în care datele cu caracter personal sunt obţinute direct de la persoana vizată, my Geisha este obligat să furnizeze persoanei vizate cel puţin următoarele informaţii, cu excepţia cazului în care această persoană posedă deja informaţiile respective:
   1.1 scopul în care se face prelucrarea datelor;
   1.2 existenţa drepturilor prevăzute de lege pentru persoana vizată, în special a dreptului de acces, de intervenţie asupra datelor şi de opoziţie, precum şi condiţiile în care pot fi exercitate;
   1.3 orice alte informaţii a căror furnizare este impusă prin dispoziţie a autorităţii de supraveghere, ţinând seama de specificul prelucrării.
   Pe pagina de internet a my Geisha (www.mygeisha.ro) este postată Politica de confidentialitate;
   Înainte de completarea datelor cu caracter personal se solicită consimțământul persoanelor vizate, pentru prelucrarea acestora;
   Numărul de înregistrare a notificării comunicat de Autoritatea Naţională de supraveghere se menţionează în orice document prin care se colectează, stochează sau dezvăluie date cu caracter personal;
   Clădirile care sunt supravegheate video vor avea, la intrare, afişat în loc vizibil, informarea privind preluarea şi stocarea de imagini.

2. Dreptul de acces la date
   Orice persoană vizată are dreptul de a obţine de la my Geisha (în calitate de operator), la cerere şi în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc sunt sau nu sunt prelucrate de acesta.

3. Dreptul de intervenţie asupra datelor
   Orice persoană vizată are dreptul de a obţine de la operator, la cerere şi în mod gratuit:
   3.1 după caz, rectificarea, actualizarea, blocarea sau ştergerea datelor a căror prelucrare nu este conformă legii, în special a datelor incomplete sau inexacte;
   3.2 după caz, transformarea în date anonime a datelor a căror prelucrare nu este conformă legii.

4. Dreptul de opoziţie
   Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi legitime legate de situaţia sa particulară, ca date care o vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepţia cazurilor în care există dispoziţii legale contrare. În caz de opoziţie justificată prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză.

5. Dreptul de a se adresa justiţiei
   5.1 Fără a se aduce atingere posibilităţii de a se adresa cu plângere autorităţii de supraveghere, persoanele vizate au dreptul de a se adresa justiţiei pentru apărarea oricăror drepturi garantate de lege, care le-au fost încălcate.
   5.2 Orice persoană care a suferit un prejudiciu în urma unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată ilegal, se poate adresa instanţei competente pentru repararea acestuia.

COMUNICAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. Datele cu caracter personal se pot comunica între my Geisha şi împuterniciţii acestuia sau între my Geisha sau împuterniciţi ai acestuia şi alte instituţii ori organisme publice sau entităţi de drept public sau privat în una dintre următoarele situaţii:
   1.1 dacă persoana vizată şi-a dat consimţământul expres şi neechivoc pentru comunicarea datelor sale;
   1.2 fără consimţământul persoanei vizate în cazurile prevăzute de lege.
2. Comunicarea datelor cu caracter personal se poate face şi on-line, cu respectarea dispoziţiilor alin.(1) şi asigurarea securităţii sistemelor de comunicaţii a datelor cu caracter personal.
3. Datele cu caracter personal asupra cărora persoanele vizate au exercitat şi li s-a recunoscut dreptul de opoziţie nu pot face obiectul prelucrării
4. Cererile pentru comunicarea datelor cu caracter personal adresate my Geisha trebuie să conţină datele de identificare a solicitantului, precum şi motivarea şi scopul cererii, conform prevederilor legale.
5. Cererile care nu conţin aceste elemente se restituie pentru completare, iar cele care nu se încadrează în condiţiile prevăzute de lege se resping, menţionându-se motivele pentru care comunicarea datelor cu caracter personal nu este posibilă.
6. Înainte de comunicarea datelor cu caracter personal, my Geisha verifică dacă acestea sunt exacte şi, dacă este cazul, actualizate.
7. În situaţia în care se constată că au fost transmise date incorecte sau neactualizate, my Geisha are obligaţia de a informa destinatarii respectivelor date asupra neconformităţii acestora, cu menţionarea datelor care au fost modificate.
8. La comunicarea datelor cu caracter personal my Geisha atenţionează destinatarii asupra interdicţiei de a prelucra datele pentru alte scopuri decât cele specificate în cererea de comunicare.

DISPOZIŢII FINALE
Pentru mai multe informaţii, orice persoană se poate adresa SC GEISHA PERFUMES SRL la adresa office@mygeisha.ro.

DATE SOCIETATE
SC GEISHA PERFUMES SRL
CUI: 40529923
Reg. com.: J23/413/2019
Adresa: Oras Bragadiru, str. Maracineni, nr. 78a, etaj 1, camera 2, judet Ilfov
IBAN: RO43INGB0000999908751768
Banca: INGB CENTRALA